¿Cómo ganamos tiempo en las reuniones?
21 Septiembre 2021
Por Marcial Rapela, Director y responsable por la oficina de Bain & Company en Santiago.
Desde hace ya dos años que estamos inmersos en una sociedad virtual donde todos, desde los más chicos hasta los más grandes han tenido que adaptarse a mirar al otro desde una pantalla.
En el caso de las reuniones laborales, que hoy son a través de Zoom o por medio de una mesa en la sala de conferencias, una buena reunión termina con los participantes con energía, claros sobre sus próximos pasos y listos para comenzar el nuevo desafío.
Por otro lado, una mala reunión deja a los participantes agotados, desmotivados y muchas veces confundidos. Y es ahí donde está el desafío de los líderes. Debemos buscar formas y herramientas para crear espacios colaborativos provechosos y cómodos con un foco definido que nos permita rentabilizar nuestro tiempo y recursos, a la vez que desarrollamos un nuevo modelo de negocio.
Tomemos en cuenta todo el tiempo que ocupan las reuniones: hoy los ejecutivos seniors pasan más de dos días a la semana en encuentros con compañeros de trabajo, y el 15% del tiempo colectivo de una organización se gasta en ellas.
Bain & Company investigó y descubrió que la reunión ejecutiva semanal en una gran empresa demora cerca de 300.000 horas adicionales en planificación y preparación a lo largo del año.
Esta cifra es la suma de aproximadamente 7.000 horas de tiempo ejecutivo dedicado a la reunión y a la preparación, 20.000 horas de apoyo a las reuniones a nivel de dependencia, 63.000 horas de reuniones de equipo y 210.000 horas más de reuniones preparatorias generales. Esta cifra equivale a aproximadamente 150 empleados a tiempo completo.
Para que las reuniones sean efectivas y ejecutivas, nuestro desafío será establecer qué foco tendrá cada una de ellas. En primer lugar, debemos preguntarnos cuál será el propósito de las reuniones. Resulta fundamental esta reflexión para saber si trataremos temas operativos, relacionados con el funcionamiento de la empresa (reuniones, desempeño, rentabilidad, tareas cumplidas), o tópicos que impulsen el desarrollo e innovación del negocio en sí mismo.
Una vez que tenemos esto resuelto, surge la pregunta si estas dos instancias deben converger en algún momento o continuar por caminos separados. Es ahí donde se debe decidir cuáles son los frutos que queremos lograr después de las reuniones.
Finalmente, y aunque suene obvio, debemos preguntarnos si las personas que están asistiendo a la reunión son aquellas que pueden y deben cumplir funciones estratégicas para el funcionamiento o desarrollo de la compañía.
Las reuniones que están bien diseñadas fomentan el verdadero diálogo y una mentalidad que conduce a mejor decisiones y resultados. Estas instancias pueden ser un momento de retroalimentación y crecimiento para todos, por lo que necesitamos tener el foco claro y así mantener a los ejecutivos comprometidos con las preguntas que harán que las empresas sigan prosperando.
