Estudio de Montblanc revela cambios en la estructura de trabajo y sus efectos.

La pandemia está generando efectos laborales no solo en cuanto a los formatos de trabajo, coordinación y comunicación, sino también en el número de horas destinadas a reuniones con supervisores o compañeros de trabajo, que ya alcanza a la mitad de la jornada laboral diaria. Así lo demuestra un estudio la consultora boutique de alta dirección y socia de AmCham, Montblanc Consulting, en base a una encuesta realizada durante febrero a más de 100 directores, gerentes generales y gerentes de empresas en Chile.

Según la medición, antes de la pandemia, los ejecutivos destinaban en promedio 3,6 horas por día a reuniones de trabajo, pero tras ella, el tiempo aumentó en 1,1 horas por día, llegando al 52% de la jornada diaria; es decir, a 4,7 horas por día en promedio, superando con ello a sus pares de EE.UU. que según Harvard Business Review, dedican 4,6 horas.

Pese al alto tiempo, solo un 17% de los encuestados considera que las reuniones son siempre efectivas, lo que se encuentra por debajo del promedio en Estados Unidos, de 29%.

Una reunión efectiva, explican en Montblanc Consulting, consiste en una instancia clave en la cual los tiempos son utilizados adecuadamente y se enfocan principalmente en la toma de decisiones o de entrega de información de utilidad; de lo contrario, estas citas sólo generan pérdidas de productividad para todos sus participantes, además de frustración y sensación de pérdida de tiempo.

¿Cuáles son las razones de tanto tiempo en reuniones? Según el estudio, la incertidumbre permanente derivada del covid-19 ha obligado a las empresas a tomar decisiones con mayor frecuencia, razón por la cual el alza estaría justificada. “Si en cambio, es para generar una percepción de mayor control, para compensar la falta de supervisión propia del trabajo presencial, estamos enfrentando un efecto claro de pérdida de productividad, lo cual generaría además también una pérdida de motivación de empleados”, advierte Cristián Yánquez, socio de Montblanc Consulting.

El experto comenta que así lo revelan investigaciones de Steven Rogelberg, quien ha demostrado que para los trabajadores existe una correlación entre la efectividad que perciben de las reuniones, y su satisfacción con su trabajo; por lo tanto, esta actividad a veces diaria, aparentemente trivial, es muy relevante para todas las empresas.

El estudio destaca que los factores claves entre quienes consideran que las reuniones son siempre efectivas son la definición del propósito de la reunión antes de que esta se efectúe, y contar con la presencia de las personas adecuadas para tomar decisiones.

Diferencias por sector económico y nivel jerárquico

Si bien el aumento de horas dedicadas a reuniones es transversal en cuanto a sectores económicos en los que se desempeñan los ejecutivos, así como su nivel jerárquico en las empresas, el estudio revela algunas diferencias importantes.

Por un lado, el sector que mejor refleja la efectividad de las reuniones es el industrial, que aplica disciplina para que las reuniones sean efectivas, partiendo desde una buena preparación. Por otro, el sector de retail fue el que experimentó mayor aumento de reuniones. “Puede deberse a que la incertidumbre diaria sobre restricciones de movilidad, presencia y preferencias de clientes derivó en una mayor necesidad de coordinación para la toma de decisiones”, explica Yánquez.

En tanto, al analizar por nivel de jerarquía en la empresa, los cargos menos ejecutivos (o de menor jerarquía en la organización) fueron los que más aumentaron su tiempo en reuniones, con más de un 44% de incremento. Al respecto, el socio de Montblanc Consulting advierte que esto puede ser reflejo de una mayor necesidad de control de parte de los jefes o superiores. “Vemos con preocupación la confusión entre telepresencia y teletrabajo, en el que en el primero se traslada la supervisión presencial del trabajo, a uno vía telemática o telefónica. Esto demuestra un paradigma de gestión antiguo y poco efectivo para una modalidad de trabajo a distancia, donde se requiere mayor grado de autonomía de parte de los trabajadores”.

A su vez, el estudio revela que la efectividad de las reuniones mejoraría a medida que aumenta el seniority de quienes participan en la reunión: los directores de empresas logran acuerdos y definiciones en mayor proporción que ejecutivos de la plana gerencial. “Esto abre preguntas acerca de si estamos entregando las herramientas adecuadas para que aquellos jefes de mando medio puedan ser también efectivos y mejorar los resultados de sus equipos y de su empresa”, advierte Yánquez.

Te invitamos a revisar el estudio completo en el siguiente enlace.