[:es]El proceso de cambio consideró mejoras en los ámbitos de transparencia, autoevaluación, regulación y la elaboración de un Código de Conducta y Buenas Prácticas.

Hace cuatro años, la Cámara Chileno Norteamericana de Comercio, AmCham Chile, inició un proceso de mejoramiento del gobierno corporativo, con el objetivo de responder a las necesidades de la sociedad actual y asegurar su sustentabilidad en el largo plazo.

Lo primero fue desarrollar nuevos estatutos. Se definió el rol del directorio, traspasándole el poder que hasta entonces tenía el presidente -que respondía al menor tamaño que tenía la entidad en su génesis- y, al gerente general se lo empoderó para el manejo de la administración diaria.

“Somos una organización de casi 100 años, pero cuando se formó probablemente eran dos personas sentadas tomando café. Hoy, tenemos más de 550 socios, por eso decidimos que era importante rescatar lo que estamos haciendo y trabajar en el largo plazo bajo tres pilares: gobierno corporativo, sostenibilidad financiera y un equipo de primer nivel empoderado para implementar las estrategias”, Kathleen Barclay, presidenta de AmCham Chile.

Al comité ejecutivo, conformado por miembros del directorio, se sumó uno de nominaciones, integrado por cinco personas (tres directores y dos socios) más un presidente a cargo, cuya labor es la búsqueda permanente de nuevos candidatos para la mesa directiva, que cuenten con capacidades, experiencias y talentos que no estén presentes en ella y que sean necesarias para la industria.

Tras trabajar en los cambios, en 2014 los socios aprobaron los estatutos, poniéndolos en funcionamiento durante el mismo ejercicio.

“No tiene fin. Es un proceso y esperamos que sea dinámico, que lo podamos mejorar en el futuro. Esto sí, ha gatillado otras necesidades, que es el próximo paso: generar un manual de gobierno corporativo escrito, en el que ya estamos trabajando y que será accesible a los socios”, adelanta Barclay.

Directorio transparente y diverso

El directorio se renueva anualmente, con un máximo de dos reelecciones por candidato. La última de ellas (2015) contó con la participación de 55% de los socios, mediante votación electrónica confirmada ante notario. De dicho porcentaje 33% de los postulantes electos fueron mujeres, hecho que confirma el interés espontáneo de la cámara por mantener la equidad de género y la no discriminación, sostiene Barclay.

Comenta que el año pasado el directorio se autoevaluó y este 2016 repitió el proceso, lo que “ha sido muy constructivo, nos ha dado muchas luces de cómo mejorar y material para la reunión de planificación de 2017”.

Roberto Matus, gerente general de AmCham Chile, añade que la relevancia de autoevaluarse no radica sólo en calificar la labor de “uno mismo y la del directorio, sino que esto está sujeto también a la presentación de un informe con tus observaciones. Lo que al final se traduce en insumos para la propia gestión”.

Código de conductas y buenas prácticas

En este contexto de mejoras, también se elaboró el Código de Conductas y Buenas Prácticas (30 artículos), para el que se designó a un grupo de personas comisionadas, entre ellas, el abogado y socio de Quintanilla y Busel Niedmann, Bernardo Busel. Según el profesional, cuando el directorio decidió preparar el código, se diagnosticó que la cámara necesitaba un instrumento moderno, que permitiera contar con una hoja de ruta para resolver situaciones complejas y también para evitarlas.

El código incluye la definición de maneras de operar, conductas y buenas prácticas; independencia y transparencia; cero tolerancia con la corrupción; evitar conflictos de interés; principios de no discriminación y trato igualitario de socios.

“Es un código que no es indiferente a lo que pasa en la economía y la razón de eso es que AmCham, en su declaración de principios, señala que valora el libre mercado y este documento es la manifestación de esa valoración, de que los mercados funcionen de manera transparente y adecuada (…). A diferencia de otros instrumentos similares, fue hecho 100% a la medida de las necesidades de la organización”, explica Busel.

Respecto de las sanciones que se incorporan, se regulan situaciones que tienen que ver con las actividades de AmCham, lo que implica que no se sancionará a empresas que actúan de determinada manera en el ejercicio de sus propios negocios. Por ejemplo, “si hay un asociado que está en un escándalo de colusión, no se va a sancionar. Pero sí, a uno que infringe las normas de la organización siendo miembro de un comité”.

Para su construcción, se recogieron experiencias de cámaras de comercio en Estados Unidos, Canadá y Finlandia, además de códigos de conducta de distintas compañías alrededor del mundo -especialmente escandinavas- y lo que decía la academia en la materia. Asimismo, se consideraron las recomendaciones de la Comisión Engel, las guías de la Fiscalía Nacional Económica (FNE) en materia de asociaciones gremiales y la regulación que tienen otras entidades de comercio nacionales.

“Nuestra misión principal no ha cambiado y es buscar aumentar el comercio y las inversiones entre los dos países (Chile y Estados Unidos). Creo que hemos tenido mucho éxito con ambos propósitos, pero hoy las cosas son más profundas: se requieren mejores prácticas, integración de personas, facilitar que la gente vaya y venga con más frecuencia, ser positivo dentro de la sociedad en que operamos, etc.”, explica Kathleen Barclay.

Proceso valorado por la academia

En tanto, el especialista de la Escuela de Negocios de la Universidad de los Andes, Alfredo Enrione -a quien se le pidió opinar como experto sobre el gobierno corporativo actual-, valora el proceso de mejora y asegura “me sorprendió para bien”.

“Tiene un directorio y administración conformada por gente de primer nivel, en términos de experiencia, conocimiento y reputación. La presidencia está muy comprometida con hacer bien las cosas y liderar a un equipo con una agenda consensuada. Además, hay una visión de mediano y largo plazo en tener una mejor gobernanza más allá de la actual”, valora.

El código fue aprobado por el directorio en la última sesión y pronto estará disponible para los socios. A él se agregará la creación de un comité de ética que revisará cualquier evento complejo para apoyar a los directores en sus decisiones.[:en]The process of change has consisted of improvements to areas of transparency, self-evaluation, regulation and the composition of a Code of Conduct and Best Practices.

Four years ago, the Chilean-American Chamber of Commerce, AmCham Chile, began a process of improving its corporate governance structure, with the aim of being able to meet the needs of current society while ensuring long-term sustainability.

The first step was to compile new statutes. This included determining the role of the Board of Directors, transferring to it powers that were previously held by the President (which stemmed from the smaller size of the Chamber at the time of its establishment), and empowering the General Manager to take over the day-to-day running of the organization.

“Our organization is almost 100 years old, but when it was formed it probably consisted of two people sitting down and drinking coffee. Today, we have more than 550 members, which is why we decided that it was important to rescue what we have been doing and work towards the long term, which means focusing on three pillars: corporate governance, financial sustainability, and a highly qualified and empowered team to implement our strategic focus”, explains Kathleen Barclay, President of AmCham Chile.

In addition to the Executive Committee, made up of members of the Board, a new committee was created: the Nominations Committee. This body consists of five people (three Directors and two members), plus a chairperson, and it is tasked with the permanent search for new candidates for the Board, who must bring new skills, experience and talent, as well as abilities required by the industry, to the table.

After having worked on the changes, in 2014 members approved the statutes, which entered into force during the same year.

“This is not the end. It is a process and one which we expect to be dynamic, which we can improve on in the future. In fact, it has triggered other requirements, which make up the next step: to devise a written corporate governance manual, on which we are working and that will become available to our members”, adds Barclay.

A transparent and diverse Board

The Board is renewed every year, with a maximum of two re-elections per candidate. On the previous occasion (2015) it included the participation of 55% of members, by means of electronic voting signed in the presence of a notary. Of this percentage, 33% of the applicants were women, which, as Barclay says, confirms the natural interest of the Chamber to ensure gender equality and non-discrimination.

In 2015 the Board undertook a process of self-evaluation, which was repeated in 2016, and as Barclay says, “it has been very constructive, providing us with lots of ideas as to how to improve, as well as material for the planning meeting in 2017”.

Roberto Matus, General Manager of AmCham Chile, adds that the importance of self-evaluation is not only to understand, “your own work and that of the Board, but also that this is subject to a formal presentation outlining your observations. Ultimately, this translates into feedback for management purposes”.

Code of Conduct and Best Practices

In the context of improvements, a Code of Conduct and Best Practices was also drawn up (30 articles). To this effect, a group of commissioned people was formed, which included the lawyer and partner of the firm Quintanilla & Busel Niedmann, Bernardo Busel. According to Busel, when the Board decided to compile the Code, it was determined that the Chamber required a modern instrument that would enable it to generate a roadmap to resolve and avoid complex situations.

The Code includes definitions of how to operate, conduct and best practices; independence and transparency; zero tolerance with corruption; avoiding conflicts of interest; principles of non-discrimination; and equal treatment of members.

“It is a code that avoids indifference to what happens in the economy and the reason for this is because AmCham Chile, in its declaration of principles, states the importance of the free market and this document is the expression of this belief; that markets should work in a transparent and suitable way (…). Unlike other similar documents, it was drawn up 100% tailored to the needs of the organization”, explains Busel.

Regarding the incorporation of sanctions, regulation applies to situations relating to AmCham Chile activities. This means that companies acting in specific ways in the exercise of their own business will not be sanctioned. For example, “if there is a member involved in a collusion scandal, they will not be sanctioned. But they will be sanctioned if they break the rules of the organization while acting as a member of a committee”.

To compile the Code, experiences from other chambers of commerce in the United States, Canada and Finland were taken into account, as well as codes of conduct from different companies from around the world, particularly from Scandinavia, in addition to what has been said in academia on the subject. Likewise, consideration was taken of the recommendations made by the Engel Commission, the National Economic Prosecutor (FNE) guidelines on issues of trade associations, and regulations from other national trade organizations.

“Our main mission has not changed and it is to seek to increase trade and investment between the two countries (Chile and the US). I think we have been successful in both areas, but today things are more complicated: they require improved practices, integration of people, facilitating and increasing the movement of people, being positive within the society in which we operate, etc.”, says Kathleen Barclay.

Process praised by academia

Accordingly, the specialist from the Universidad de los Andes Business School, Alfredo Enrione, who was asked to provide feedback as an expert on corporate governance, has praised the process of improvement and claims that he, “has been pleasantly surprised”.

“It (the Chamber) has a Board and management composed of highly qualified people, in terms of experience, knowledge and reputation. The presidency is highly committed to doing things correctly and leading a team with an agreed-upon agenda. Furthermore, there is a medium- and long-term outlook to ensure improved governance above and beyond the current one”, he notes.

The Code was approved by the Board during its latest sitting and will soon be available to members. In addition, a new Ethics Committee will be created to review all complex cases as a means of supporting the decision-making of Directors.[:]