5 pasos para proteger el efectivo en medio de Covid-19
14 Abril 2020
La guía fue entregada por medio de estudio Bain & Company.
Una crisis arroja luz sobre las pocas cosas que más importan. En medio de la pandemia de coronavirus, los equipos de liderazgo han trabajado rápidamente para apoyar a sus empleados y comunidades, mientras se esfuerzan por mantener sus negocios a flote. El desafío por delante es resistir la recesión y la interrupción. Las empresas en todas las industrias están siendo probadas como nunca antes. Algunos no sobrevivirán. Es probable que la mayoría experimente una caída sostenida en los ingresos y las ganancias.
Para abordar las prioridades urgentes en un entorno que cambia rápidamente, muchas compañías ya han establecido “salas de guerra” de CEO: equipos senior, dedicados y multifuncionales que están facultados para tomar decisiones rápidas. Sus primeras tareas críticas fueron comunicarse con el personal y los clientes para priorizar la seguridad, ajustar las operaciones para satisfacer la demanda, cumplir con los cambios reglamentarios y ayudar a mitigar la propagación de Covid-19.
Ahora, muchos están dirigiendo su atención a la salud financiera de su empresa (P & L, efectivo y posiciones de liquidez) sabiendo que la crisis económica provocada por la pandemia podría conducir a una escasez de efectivo que amenaza la supervivencia de algunas empresas.
A medida que muchas empresas cambian prudentemente su enfoque al efectivo, vemos varios pasos en falso comunes. Uno no está logrando presionar adecuadamente las proyecciones de flujo de efectivo bajo una variedad de escenarios. Algunas preguntas pueden servir como prueba de fuego para saber si tiene una visión clara de su liquidez y posición de efectivo.
¿Estamos probando la capacidad de la compañía para responder a una variedad de escenarios desafiantes?, ¿Qué fuentes adicionales de capital podemos buscar y qué tiempo de entrega requieren?, ¿Qué tan estable es nuestra base de clientes y qué parte del negocio proviene de nuestros clientes más grandes?, ¿Cómo son las tendencias de las cuentas por cobrar en comparación con el presupuesto, considerando tanto las ventas como las condiciones de pago?, ¿Hemos identificado a nuestros proveedores más importantes y estamos priorizando sus necesidades?
Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es “no” o “no sabemos”, los ejecutivos deben establecer estructuras y procesos para responderlas lo más rápido posible.
Actuar ya. Pasos inmediatos para abordar la liquidez
Cinco pasos pueden ayudar a los CEO y CFO a construir una imagen completa de la liquidez de la compañía y monitorear efectivamente el efectivo en el futuro.
Paso 1: Crea una “sala central de guerra” de efectivo. Esto puede ser un complemento de su “sala de guerra” existente, o puede ser uno separado dedicado a administrar efectivo. Típicamente, el CFO lidera la “sala de guerra” de efectivo con un equipo proveniente de tesorería, ventas, compras y recursos humanos. Un enfoque de “sala de guerra” permite una toma de decisiones rápida y en tiempo real y enfoca a los equipos de liderazgo en las necesidades de liquidez más urgentes y las acciones de preservación de efectivo.
Paso 2: Desarrolle una vista única de su posición y perspectiva de liquidez. Cree un pronóstico de flujo de caja de 13 semanas. Esto diagnostica la gravedad de su posición actual. También permite un seguimiento meticuloso, planificación y previsión de entradas y salidas de efectivo. Actualice el pronóstico semanalmente y compárelo con datos en tiempo real.
Paso 3: Inicie acciones decisivas para conservar el efectivo. Implemente mandatos inmediatos para reducir el gasto. Actúe rápidamente, entendiendo que la velocidad es esencial y que las iniciativas pueden ser temporales. Los ejemplos incluyen una congelación de contratación, una revisión del gasto externo (por ejemplo, marketing) y procesos para que los altos ejecutivos aprueben los gastos.
Paso 4: Controle todas las salidas de efectivo. Inicie sesiones diarias de revisión de gastos para desafiar todas las solicitudes de compra e inculcar una mentalidad despiadada de preservación de efectivo en toda la organización.
Paso 5: Prepare modelos empresariales basados en diferentes escenarios macro. El modelado ayuda al equipo de liderazgo a evaluar el nivel de exposición de la compañía, hacer pruebas de estrés de las pérdidas y ganancias y desarrollar planes de contingencia. Como mínimo, desarrolle los mejores escenarios, el caso base y el peor de los casos. El peor de los casos debería prever una secuencia desastrosa de eventos. Para la mayoría de las empresas, el mejor escenario Covid-19 aún implicará un objetivo perdido. Las condiciones continúan evolucionando rápidamente, y los equipos de liderazgo deben hacer pruebas de presión de estos escenarios con regularidad.
Una vez que el equipo de liderazgo tiene una imagen completa de la liquidez, puede tomar varias medidas para conservar el efectivo:
- Evaluar el personal y los gastos generales para identificar oportunidades de preservación de efectivo.
- Revise los proyectos de capital y otras iniciativas para determinar cuáles se deben acelerar, continuar, retrasar o cancelar.
- Explore varias opciones de financiamiento y renegociación de los términos de crédito.
Dos capacidades críticas ayudarán a respaldar estos pasos.
Adopta una mentalidad ágil
Su “sala de guerra” y sus equipos de apoyo serán más efectivos si adoptan formas ágiles de trabajo y pueden actuar de manera rápida y decisiva. Tres elementos son indispensables:
- Transparencia: Siga el progreso de las iniciativas de forma centralizada. Inculque una fuente única de verdad en tiempo real para medir el progreso.
- Escrutinio: Establezca reuniones periódicas para eliminar obstáculos y tomar decisiones.
- Adaptabilidad: Crear equipos SWAT para acelerar iniciativas de alta prioridad. Al mismo tiempo, los equipos ejecutivos deben seguir las iniciativas clave y ayudar a eliminar los obstáculos cuando se atascan.
Mantenga abiertas las líneas de comunicación.
- La comunicación de crisis con sus partes interesadas internas y externas es crítica. Informe al liderazgo y al personal sobre las medidas de efectivo de manera rápida y detallada en lugar de generalidades.
- Comuníquese regularmente con los clientes para reafirmar el servicio continuo.
- Informe a los proveedores de los cambios en tiempo real y manténgase en contacto con los proveedores para evitar interrupciones.
- Actualice a los prestamistas sobre las acciones de conservación de efectivo y analice las concesiones que pueda necesitar en el futuro.
- Conéctese con otras partes interesadas clave que apoyan el negocio durante este período excepcional.
Planifica ahora. Mantente enfocado en objetivos a mediano y largo plazo
Continúe buscando la transformación organizacional, aumente la responsabilidad y cumpla los objetivos a un ritmo rápido. Identifique nuevas oportunidades para mejorar la administración de efectivo, como la optimización del capital de trabajo neto en las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y el inventario para acortar el ciclo de conversión de efectivo. Comience a preparar un plan comercial revisado para la estabilización después de la crisis, considerando las mejoras implementadas durante la crisis, las oportunidades en curso y los resultados de las inversiones estratégicas.
Finalmente, dedique tiempo para pensar en cómo será el futuro y aproveche la oportunidad de implementar nuevas prácticas que podrían ofrecer un liderazgo sostenido en costos y liquidez mañana. Si bien es difícil tener una visión a más largo plazo en medio de la crisis, los equipos de liderazgo que se han preparado para la recuperación tendrán un punto de partida más fuerte una vez que la amenaza a la salud global y el panorama económico se estabilicen.
