Mauricio Ulloa y ocho colegas tenían un emprendimiento denominado Kimeltu. Era un programa online para ayudar a profesores a hacer un seguimiento de estudiantes de año en año al tiempo que tomaban pruebas estandarizadas. Era el tipo de herramienta de nicho que un grupo de veintitantos armaría y vendería. En el 2011 ganaron el Global Challenge Trophy entregado por la incubadora de Virginia Tech VT KnowledgeWorks, con un premio de US$25.000.

Pero mientras el grupo acumulaba éxitos, Ulloa estaba bajo presión. Todos los activos de Kimeltu -y los pasivos- estaban a su nombre. Él quería formar una sociedad. Un abogado cercano al grupo los ayudó a hacer el papeleo. Luego comenzó una saga de documentos perdidos, plazos vencidos y reiteradas reuniones de los socios en la oficina de una notaría. Kimeltu finalmente vio aprobada su sociedad seis meses después y para entonces los premios que recibió el grupo de Start-Up Chile y otros ya se habían depositado en la cuenta personal de Ulloa.

Sentado en un sofá fuera del Departamento de Ciencia de la Computación de la Pontificia Universidad Católica de Chile, Ulloa, un joven de 24 años de edad y expresión fresca, abre una nueva ventana de navegación en su MacBook Pro y hace clic entuempresaenundia.cl. La pantalla muestra un fondo blanco con logo rojo minimalista y parece notablemente similar a los sitios web de emprendimiento que Ulloa había mostrado minutos antes. Uno de los enlaces señalaConstituir. Esto, afirma, podría haber ahorrado muchos problemas al equipo de Kimeltu.

El presidente Sebastián Piñera lanzó su sitio web en una ceremonia celebrada el 2 de mayo en el palacio presidencial de La Moneda que contó con la presencia de 150 invitados. Desarrollado por el Ministerio de Economía para reducir drásticamente el tiempo y el costo de iniciar una nueva empresa, el sitio web es un componente clave de los esfuerzos del Gobierno para promover el emprendimiento y la innovación.

Este no solo permite a los emprendedores como Ulloa formar una empresa con solo algunos clics, sino que a partir de octubre las 670.000 firmas constituidas como personas naturales también van a poder constituirse como una empresa en un día sin costo alguno. Además 370.000 trabajadores del sector informal podrán formalizar sus empresas y aprovechar los programas públicos para emprendedores. “Van a poder entrar al mundo de la formalidad, constituirse como empresa, sin trámites, sin costo, sin obstáculos y poder incorporarse", señaló el presidente Piñera.

El año pasado se creó un récord de 68.439 compañías en Chile, un alza del 17% frente al 2011, y con el nuevo sistema esta cantidad podría volver a subir. “La estimación que nosotros tenemos es que durante este año, se podrían generar aproximadamente 100.000 emprendimientos”, sostuvo Tomás Flores, subsecretario del Ministerio de Economía, tras el lanzamiento.

Ayuda que el sistema sea amigable con el usuario. Los formularios de ingreso de información sobre una nueva empresa, dice Flores, ahora son “muy parecidos a los formularios para inscribirse en Facebook”.

Empezar

El sistema en sí es simple. Los usuarios deben ingresar usando su RUT. Tras registrar una clave secreta y asociar la cuenta a un correo electrónico, los usuarios pueden formar empresas de manera simple. Eso involucra una serie de pasos que incluyen entregar un nombre (un nombre de empresa de fantasía si se quiere), el capital invertido y las condiciones para un posible término. Después, los usuarios pueden ingresar texto escrito por un abogado o utilizar plantillas del propio sistema para seleccionar cláusulas escritas con anterioridad sobre facultades corporativas y resolución de conflicto.

El sistema verifica a cada socio con el Registro Civil de Chile para asegurarse de que, en efecto, estén vivos. El usuario nombra un representante legal de la compañía y añade cualquier documento adjunto que pudiera ser útil.

Finalmente, todos los socios tienen que firmar la constitución de sociedad. Para usuarios que tienen un chip de firma electrónica, eso solo significa conectar la llave electrónica al computador e ingresar una clave secreta. Pero para la mayoría de la gente, firmar requiere copiar el número de referencia del sitio web, visitar un notario y pagar algunos miles de pesos por una firma.

Entonces, el Servicio de Impuestos Internos (SII) de Chile asigna inmediatamente a la empresa un rol tributario y, en apenas media hora online, la compañía está constituida. Posteriormente, los socios pueden volver al sitio web para modificarla, fusionarla o ponerle fin.

Probar el Nuevo Sistema

Roberto Pinilla es un organizador de eventos que puede traer payasos, juegos inflables, discotecas portátiles e incluso un mini-spa a una fiesta. Pinilla y su socio, Matías Cáceres, crearon su compañía -Adrenalina Producciones- una semana después de que se lanzara el nuevo sistema.

El sistema funcionó perfectamente, comenta Pinilla. “Nuestra idea de la sociedad, es tenerla más fuerte, tener más clientes y quizás un día empleados”, señala. El costo total de formar su empresa fue de 5.000 pesos, o cerca de US$10, en pagos notariales.

Y no son los únicos. En su primera semana, señala Flores, 11.000 usuarios se registraron en el sitio web y comenzaron a formar 5.000 compañías, de las cuales 200 están completas. Por ahora, el sistema solo está disponible para crear sociedades de responsabilidad limitada, con dos o más socios, las que corresponden a la mayoría de las nuevas empresas en Chile. Empresas individuales de responsabilidad limitada podrán conformarse desde octubre en adelante y gradualmente otro tipo de empresas tendrán acceso al sistema, como las sociedades anónimas cerradas que podrán registrarse desde junio del 2016.

Las compañías formadas según el antiguo sistema pueden migrar al nuevo yendo a una notaría. Esto les permitirá cambiar su estructura comercial en el sitio web del Ministerio de Economía, usando por ejemplo una firma digital podrían fusionar o disolver su compañía con unos pocos clics. No obstante, por ahora, ambos sistemas continuarán existiendo en paralelo sin un plazo previsto para poner fin al sistema antiguo.

A juicio de Cristián López, director ejecutivo de la Asociación de Emprendedores de Chile (ASECH), el nuevo sistema es parte de un cambio cultural para hacer que Chile como un todo sea más sensible a las necesidades de alta velocidad de los emprendedores de hoy en día.

López dice que el proyecto de ley, que fue aprobado en enero, languideció en el Congreso por tres años al menos en parte debido a la oposición de los notarios al nuevo sistema.

En virtud del antiguo sistema, el costo de registrar una empresa variaba, pero típicamente costaba hasta 350.000 pesos (cerca de US$730) en Santiago y casi el doble de eso en áreas rurales, afirma López.

Además, hasta hace un par de años demoraba un mes formar una empresa en Chile. Recientemente, esto se redujo a cerca de una semana antes de que se introdujera el nuevo sistema.

“La ley de sociedades en un día a costo cero, lo que genera es un incentivo, y un cambio de visión de cómo debe ser el Estado y cómo debe ser el Estado con los emprendedores”, asevera López.

Impulsar la Competitividad

Incluso antes de que el nuevo sistema se pusiera en marcha, Chile era uno de los países más rápidos del mundo para iniciar una empresa, señala Paula García, una de las autoras del informe anual Doing Business del Banco Mundial.

En el informe del 2013, Chile se ubicó en el lugar número 32
entre 185 países en términos de facilidad para abrir un negocio, el primero entre los países latinoamericanos, con un promedio de ocho días hábiles.

“Es más fácil abrir y operar un negocio en Chile que en la mayoría de los países de América Latina que comparten la misma tradición legal”, dice. “Chile también es más rápido que el promedio de las economías de altos ingresos de la OCDE”.

El presidente Piñera indicó que uno de los objetivos del nuevo sistema era subir el ranking de Chile en encuestas como Doing Business, que en su edición 2013 puso a Nueva Zelanda en el primer lugar en términos de rapidez para abrir un negocio, con un día. No obstante, junto con la facilidad vienen los riesgos. Abogados y notarios apuntan a una serie de preocupaciones, desde cuestiones legales formales hasta problemas prácticos.

Los legisladores neozelandeses están avanzando para incrementar la fiscalización y disuadir a la gente de dar mal uso al registro de compañías del país, comenta García. Esto incluye un proyecto de ley que busca asegurar que por cada empresa y sociedad limitada, haya al menos una persona que vive en Nueva Zelanda que sea legalmente responsable de los asuntos administrativos de la firma.

Detectar el Fraude

En Chile, los notarios dicen que el mayor riesgo es que el papeleo pase por el sistema mal diseñado, causando conflicto posteriormente.

“Muchas de estas sociedades no van a cumplir con los requisitos legales, y he visto cómo se forman”, sostiene Armando Arancibia, ex diputado que trabaja ahora como notario en Santiago y preside la Asociación de Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales de Chile.

Según Arancibia, fácilmente podrían existir compañías de papel, porque a nadie le preocupa si el capital se está pagando o no. “Con eso, un socio puede estafar al otro. Y la compañía puede estafar a un tercero, y no cumplir”, advierte.

También hay problemas más abstractos. Olga Feliú, presidenta del Colegio de Abogados de Chile, señaló en un foro en la Escuela de Derecho de la Universidad del Desarrollo en mayo que al pagar por el nuevo sistema, el Estado está gastando dineros públicos en quienes no necesitan asistencia.

Además, sostuvo que la nueva ley es “curiosa” porque da autoridad para certificar documentos, lo que se conoce comofe pública, al Ministerio de Economía, lo que constitucionalmente corresponde a la administración pública. Esto podría llevar a problemas legales más adelante, afirma.

Por otra parte, Feliú indicó que el uso de formularios online podría dar al usuario la sensación de que no necesita asesoría legal, cuando no se puede esperar que un formulario aborde las muchas posibles situaciones que enfrenta una nueva compañía. Un sistema tan “libre” podría terminar costando caro, advirtió, si conduce a disputas legales innecesarias.

A juicio de Arancibia, la fortaleza del sistema legal chileno, que se basa en el sistema continental europeo de España y Francia, es que asegura la legitimidad de un contrato cuando está firmado, en lugar de esperar un conflicto y un juicio. Añadió que Chile no debería tratar de competir con Nueva Zelanda, Estados Unidos u otros países que usan un sistema judicial de ley común basado en el modelo inglés, el que resuelve los problemas después de que se presentan.

En el antiguo sistema chileno, se espera que los notarios verifiquen una serie de factores antes de aprobar una nueva empresa, tales como si una persona tiene otras compañías con propósitos similares y se les exige informar un capital pagado sobre cierta cantidad.

Los notarios dicen que el nuevo sistema, diseñado por abogados capacitados en Estados Unidos y Reino Unido, no ofrecerá tales garantías porque el Ministerio de Economía carece del personal necesario para revisar cada empresa y verificar los ítems que un notario normalmente señalaría.

Sin embargo, Flores afirma que no cree que aumentará el fraude. Por el contrario, sostiene que el nuevo sistema es “mucho más transparente”, dado que permite a los visitantes del sitio web encontrar rápidamente todas las compañías vinculadas a un individuo.

“Este portal tiene acceso directo a la unidad de análisis financiero del Ministerio de Hacienda”, comenta. “Si tú quieres tal vez cometer un fraude, no utilices este sistema, porque rápidamente va a ser detectado”.

Firma Digital

Pero dado lo torpe que son muchas personas con sus claves secretas, el requisito de una firma electrónica podría terminar siendo un punto débil.

Las firmas electrónicas se almacenan en un dispositivo que se parece a un USB. Estos se conectan a cualquier computador y se activan con una clave secreta. Si un empleado, familiar u otra persona logra robar tanto la llave electrónica como la clave secreta, pueden formar empresas a nombre del tenedor de la firma.

No obstante, la firma es una parte clave del sistema, porque permite a todas las partes involucradas saber que el suscriptor acepta las consecuencias legales de dar inicio a una empresa, dice Manuel José Ariztía, jefe de la división de Empresas de Menor Tamaño del Ministerio de Economía, quien colaboró en la creación del nuevo sistema.

“Si soy tan descuidado con dejar la contraseña escrita en la pantalla de mi computador, y me la roban y la utilizan, bueno, soy yo el responsable”, señala.

Hoy en día en Chile eso no es problema para el 99,9% de la población, porque existen solo cerca de 20.000 de estos chips en circulación. Estos cuestan cerca de US$100 cada uno más una comisión de suscripción anual. Sin embargo, el Gobierno planea proponer este año un proyecto de ley para extender la adopción de los dispositivos, señala Flores.

Y hay más por venir. Flores manifiesta que una de las reformas más importantes que se han propuesto para mejorar el emprendimiento es facilitar el proceso de quiebra en Chile, que aún es costoso y requiere de mucho tiempo.

“Esta ley que entra en vigencia hoy día hace muy fácil nacer. Pero lamentablemente la vida también lleva a que uno fracasa en varios emprendimientos. Hay que hacer más fácil morir. Se debería dejar que muera el emprendimiento, pero que no muera el emprendedor de modo que este emprendedor pueda partir de nuevo lo antes posible”, asevera Flores.

Pero eso vendrá después. Por ahora, la atención está puesta en empezar empresas, no en terminarlas. Puede que el nuevo sistema no sea perfecto y aún es pronto para juzgar los resultados, pero una cosa es clara: establece un estándar en América Latina en materia de velocidad y precio. Y eso es una buena noticia para los emprendedores.

Steven Bodzin trabaja como periodista freelance en Santiago

Mauricio Ulloa and eight colleagues had a startup called Kimeltu. It was an online program to help teachers follow students from year to year as they took standardized tests. It was the kind of niche tool that a group of 20-somethings could put together and sell. In 2011 they won the Global Challenge Trophy presented by the Virginia Tech incubator VT KnowledgeWorks, with a prize of US$25,000.

But as the group accumulated successes, Ulloa was under pressure. All of Kimeltu’s assets — and liabilities — were in his name. He wanted to incorporate. A lawyer close to the group helped them write up the paperwork. Then began a saga of lost documents, expired deadlines and repeated gatherings of the partners at a notary’s office. Kimeltu finally got its partnership approved six months later, by which time the group’s awards from Start-Up Chile and others had already been deposited into Ulloa’s personal account.

Sitting on a sofa outside the Computer Science Department at Chile’s Catholic University, Ulloa, a fresh-faced 24-year-old, opens a new browser window on his MacBook Pro and clicks totuempresaenundia.cl— “your company in one day”. The screen shows a white field with minimalist red logos, looking remarkably similar to the startup websites Ulloa had shown off minutes before. One of the links readsConstituir(“Create”). This, he says, could have saved the Kimeltu team a lot of trouble.

President Sebastián Piñera launched this website at a ceremony on May 2 at the La Moneda presidential palace in the presence of 150 guests. Developed by the Economy Ministry to drastically reduce the time and cost of starting a new business, the website is a key component of the government’s efforts to promote entrepreneurship and innovation.

This not only allows entrepreneurs like Ulloa to form a company with just a few clicks, but from October the country’s 670,000 sole proprietorships will also be able to incorporate in one day at no cost. In addition, 370,000 workers in the informal sector will be able to formalize their businesses and take advantage of public programs for entrepreneurs. “They will be able to incorporate, without paperwork, without cost and without obstacles," said President Piñera.

Last year a record 68,439 companies were created in Chile, up 17% from 2011, and with the new system this number could rise again. “Our estimate is that this year 100,000 new businesses could be created,” said Tomás Flores, Undersecretary of the Economy Ministry, after the launch event.

It helps that the system is user friendly. The forms for entering information about a new business, Flores says, are now “very similar to the forms used in registering for Facebook”.

Getting started

The system itself is simple. Users must log in using their national ID number (RUT). After registering a password and linking the account to an email address, users can simply form companies. That involves a series of steps that include giving a name (a fictitious business name if desired), the capital invested, and the conditions for possible termination. Next, users can drop in text written by a lawyer, or use built-in templates to select pre-written clauses about corporate powers and conflict resolution.

The system checks each partner against Chile’s Civil Registry to ensure they are, in fact, alive. The user names a legal representative of the company and adds any attachments that might be useful.

Finally, all partners have to sign the constitution. For users who have an electronic signature chip, that just means plugging the token into a computer and entering a password. But for most people, signing requires copying down the reference number from the website, visiting a notary and paying a few thousand pesos for a signature.

Then, the Chilean Internal Revenue Service (SII) immediately assigns the business a tax number and, in as little as a half hour online, the company is formed. Later, members can return to the website to modify, merge or terminate it.

Testing the new system

Roberto Pinilla is an events organizer who can bring clowns, inflatable games, portable discotheques and even a mini-spa to a party. He and his partner, Matías Cáceres, created their company, Adrenalina Producciones, a week after the new system launched.

The system worked perfectly, Pinilla said. “Our idea in incorporating is to make the partnership stronger, have more clients, and maybe one day employees,” he said. The total cost of forming their company was 5,000 pesos, or about US$10, in notary fees.

And they are not the only ones. In its first week, Flores said, 11,000 users registered on the website and began to form 5,000 companies, of which 200 were completed. For now, the system is only available for creating limited liability partnerships, with two or more partners, which account for the majority of new corporations in Chile. Single-member limited liability enterprises can be formed from October onwards, and other types of businesses will gradually gain access, with privately held companies able to register from June 2016.

Companies formed under the old system can migrate to the new one by visiting a notary. This would allow them to change their business structure on the Economy Ministry’s website, for example using a digital signature they could merge or dissolve their company with a few clicks. For now though, both systems will continue to exist in parallel with no deadline planned for ending the old one.

According to Cristián López, executive director of the Chilean Association of Entrepreneurs (ASECH), the new system is part of a cultural change to make Chile as a whole more responsive to the high-speed needs of today’s entrepreneurs.

López says the bill, which was approved in January, languished in Congress for three years at least partly due to opposition from notaries who oppose the new system.

Under the old system, the cost of registering a business varied but it typically cost up to 350,000 pesos (around US$730) in Santiago and nearly double that in rural areas, says López.

In addition, until a couple of years ago it took up to a month to form a company in Chile. Recently, this was reduced to about a week before the new system was introduced.

“The law represents a new vision of how the state should be and how it should be with entrepreneurs,” said López.

Boosting competitiveness

Even before the new system was put in place, Chile was one of the faster countries in the world for starting a business, said Paula García, an author of the World Bank Group's annual Doing Business report.

In the 2013 report, Chile ranked 32ndout of 185 countries in terms of ease of starting a business, which is top in Latin America, with an average time of eight business days.

“It's easier to open and operate a business in Chile than in most countries of Latin America that share the same legal tradition,” she said. “Chile is also faster than the average for high income OECD economies.”

President Piñera said one of the goals of the new system was to increase Chile’s ranking in surveys
like Doing Business, which in its 2013 edition gave New Zealand the top ranking for speed of opening a business, at one day. But with ease comes risks. Lawyers and notaries point to a range of concerns, from formal legal questions to practical issues.

New Zealand’s lawmakers are moving to increase oversight and deter people from misusing the country’s registry of companies, said García. This includes a bill that seeks to ensure that for every company and limited partnership, there is at least one person who lives in New Zealand who is legally responsible for the entity's administrative affairs.

Detecting fraud

In Chile, notaries say that the biggest risk is that paperwork could pass through the system badly drafted, causing conflict later on.

“A lot of these companies aren’t going to fulfill their legal requirements, I’ve seen how they’re being formed,” says Armando Arancibia, a former Congressman who now works as a notary in Santiago and is president of the Association of Notaries, Conservators and Court Archivists of Chile.

According to Arancibia, paper companies could easily exist because no one is worrying about whether the capital is being paid in or not. “With that, one partner can defraud another, or a company can defraud third parties,” he warns.

There are also more abstract problems. Olga Feliú, president of the Chilean Bar Association, told a forum at the law school of the Universidad de Desarrollo in May that by paying for the new system, the state is spending public money on those who don’t need assistance.

In addition, she said the new law is
“curious” because it gives the authority to certify documents, known asfé pública(literally “public faith”), to the Economy Ministry, which is constitutionally tasked with public administration. This could lead to legal problems later on, she says.

She also said that the use of online forms could give the user a sense that they don’t need legal advice, when a form can’t hope to address the many possible situations that a new company faces. Such a “free” system could grow expensive, she warned, if it leads to unnecessary legal fights.

According to Arancibia, the strong point of Chile’s legal system, which is based on the European continental system from Spain and France, is that it ensures the legitimacy of a contract when it is signed, rather than waiting for a conflict and trial. He said Chile shouldn’t try to compete with New Zealand, the US or other countries that use a common law legal system based on the English model, which resolves problems after they happen.

Under the old system in Chile, notaries are expected to check a host of factors before approving a new company, such as whether a person has other companies with similar purposes, and they are required to report paid capital above a certain amount.

Notaries say the new system, designed by lawyers trained in the US and the UK, won’t offer such guarantees because the Economy Ministry lacks the necessary staff to review every corporation and check the items that a notary would normally flag.

But Flores says he doesn’t think it will increase fraud. On the contrary, he said the new system is “much more transparent”, as it allows visitors to the website to quickly find all the companies connected to an individual.

“The portal gives direct access to the anti-money laundering unit of the Finance Ministry,” he said. “If you might want to commit fraud, don’t use this system. It will be detected quickly.”

Digital signature

But given how clumsy many people are with their passwords, the requirement of an electronic signature may prove a weak point.

Electronic signatures are stored on a device resembling a USB drive. They are plugged into any computer and activated with a password. If an employee, family member or other person manages to steal both the token and the password, they can form businesses in the name of the signature holder.

But the signature is a key part of the system because it allows all parties to know that the signer accepts the legal consequences of starting a business, says Manuel José Ariztía, head of the Small Businesses Division at the Economy Ministry who helped create the new system.

“If I’m so careless as to leave my password on the computer screen and someone robs me and uses it, I’m responsible,” he says.

Today in Chile that is a non-issue for 99.9% of the population because there are only about 20,000 such chips in circulation. These cost about US$100 each plus an annual subscription fee. But the government plans to propose a bill this year to expand adoption of the devices, said Flores.

And there is more to come. Flores said one of the most important proposed reforms to enhance entrepreneurship is to ease the process of bankruptcy in Chile, which is still costly and time-consuming.

“It’s important that it be easier to dissolve a business so the entrepreneur can start again as soon as possible,” said Flores.

But that will come later. For now, the focus is on starting businesses – not ending them. The new system may not be flawless and it is still early to judge the results, but one thing is clear: it sets a standard in Latin America for speed and price. And that’s good news for entrepreneurs.

Steven Bodzin is a freelance journalist based in Santiago